失敗しない！システムの引継ぎ・リプレイス・リニューアル完全ガイド❷成功するための5つのポイント

ポイントをおさえて使いやすい・希望のシステムを実現！ 前回 の第一弾では、システム引継ぎ・リプレイスのよくあるお悩みやトラブル事例をご紹介しました。今回はいよいよ引継ぎ・リプレイス実行編です！ 「とりあえず既存のシステムを踏襲して…」「開発会社の言うことに従っておこう…」では、また使いにくい・問題の多いシステムになってしまいます。 重要なポイントをおさえて、使いやすい・希望のシステムを実現させましょう！

引継ぎ・リプレイス・リニューアル 成功のための5つのポイント ポイント1「現状の棚卸し（ドキュメント・ソース・仕様確認）」 まず最初に行うべきは、今使っているシステムの”中身”を把握することです。これは家をリフォームする前に、配線や土台がどうなっているかを確認するのと似ています。たとえば、

• どんな画面や機能があるか

• どの部署や業務で使われているか

• 設計書やマニュアルなどの資料はあるか

• 開発を担当していた会社や人との連絡はとれるか

棚卸しをやらずに引継ぎや改修を始めると、途中で仕様が分からず止まってしまったり、やり直しが発生してしまうことがあります。開発会社に依頼する際も、ドキュメント有無で見積り金額が変わってしまうため、事前の把握が重要です。

ポイント2「移行スケジュールを検討（保守引継ぎか・フルリプレイスか・部分改修か）」 今のシステムを「いつまでに・どうしたいのか」、社内で検討を進めましょう。

• 今のシステムのまま、なにかあったときの対応だけお願いしたい ⇒ 保守引継ぎ • 使える部分は残して、優先度の高いところを部分的に改修したい ⇒ 部分改修 • すべてを一度に作り変えたい ⇒ フルリプレイス

など、進め方は様々あります。開発会社に、かかる時間やコストを確認しながら、段階的に移行すべきか一気に作り変えるべきか、自社に最適な移行スケジュールを検討しましょう。 たとえば、業務に支障が出ている帳票画面だけを先に対応し、その後、管理機能などをリニューアルするなど、優先順位を決めておくことをおすすめします。

ポイント3「第三者の現状分析（現行調査サービスなど）を活用」 「何が動いていて、どこが問題なのか」を第三者の目線で調査してもらうことで、より正確な現状把握ができます。「現行調査」といって、既存システムのソースコード・データベース・仕様書の状態などをチェックし、引継ぎや再構築を進めるにあたってすべきことや注意点を明確にするための調査です。

▼現行調査の代表的な実施項目

画面・機能一覧の洗い出し 現在のシステムで使用されている画面や業務機能を一覧化し、使われている／使われていない機能を分類します。

ソースコードの構造・品質チェック プログラムの中身を確認し、開発言語やフレームワーク、保守性（可読性・命名ルール・エラー処理など）を分析します。

データベースの構造確認とテーブル関係図の作成 登録されているデータの種類、テーブル構成、関連性、データの整合性などをチェックします。

外部システム・サービスとの連携調査 他のシステム（会計・勤怠・基幹など）やクラウドサービスとの連携内容・方式（API連携、CSV取込など）を確認します。

ドキュメント・資産の有無確認 設計書・操作マニュアル・保守記録などが存在しているかどうか、更新されているかどうかを確認します。

特に、過去の担当者がいない場合やドキュメントが不十分な場合は、調査を必ず実施することをおすすめします。開発会社によっては「現行調査不要」「現行調査費無料」と謳って、適切な調査をせずに引継ぎ・リニューアルに着手するケースがあるので要注意です。 現行調査無しで、機能の連携やデータベース状況を考慮しないままシステムが改修されてしまい、取り返しがつかなくなったというご相談も当社に寄せられています。余計なコストと感じてしまう現行調査ですが、引継ぎ・リニューアルを成功させるための重要なポイントであると認識しておきましょう。

ポイント4「新ベンダー選定の際は、実績・保守体制を確認」 システムを任せる開発会社は「開発経験」だけでなく、「保守サポートの体制があるか」「引継ぎ実績があるか」も重要な判断基準です。 例えば、「引継ぎから段階的な改善までサポートできる」「緊急対応に備えた体制がある」「オンプレからクラウド移行の実績がある」といった会社なら、長く安心して任せられます。「新規システム開発」と「既存システムの引継ぎ」は性質が異なります。また、ドキュメント無しのシステムの引継ぎは、開発会社から断られるケースも少なくありません。

ポイント5「引継ぎドキュメントの再整備・標準化」 今後のメンテナンスや改修をスムーズにするために、引継ぎの際にドキュメントをしっかり作り直しておくことが重要です。 たとえば、「どの画面が何の業務を担当しているのか」「データの流れがどうなっているか」「操作マニュアル」などを整理しておくことで、担当者が変わっても安心です。これは、将来のトラブルやベンダー変更にも備える“保険”のような役割も果たします。 新ベンダー選定の際には「ドキュメントの整備が含まれているか」も合わせて確認しましょう。

まとめ 今回は「引継ぎ・リプレイス・リニューアル」の成功の5つのポイントをご紹介しました。 「引継ぎ・リニューアルの準備はOK！開発会社に依頼しよう！でもどこに頼めばいい…？」という方に向けて、次回は 「引継ぎ・リプレイス・リニューアル」を依頼する開発会社の選び方と料金の目安 を解説します！

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