失敗しない！システムの引継ぎ・リプレイス・リニューアル完全ガイド❶リニューアルのサインとトラブル事例

こんなお悩みありませんか？ 「今使っているシステム、古くなってきたけど手が付けられない」 「開発をお願いしていた会社が対応してくれなくなった」 「引継ぎの方法が分からず、不安だらけ」 「システム担当者が突然の退職、どうすれば…」

こうした悩みは、企業の情報システム部門や業務部門でもよく聞かれるものです。 放置すると業務に支障が出たり、情報漏えいのリスクも高まります。 今回はシステムの「引継ぎ」「リプレイス」「リニューアル」の課題とその対策を、 全3回に分けて解説します。是非、自社システムと照らし合わせてご覧ください！

システムの引継ぎが必要になる典型ケース ベンダーが撤退／連絡が取れない 以前システムを開発・保守していたベンダーが事業を終了していたり、担当者と連絡が取れなくなっていたりするケースです。契約書や引継ぎ資料が残っていない場合も多く、保守や改修の依頼先がなくなることで、システム運用に大きなリスクが生じます。

社内担当者が退職し、誰も中身を知らない システムの設計や運用の詳細を把握していた担当者が退職してしまい、社内に知見が引き継がれていないケースです。担当者の個人スキルに依存していた場合、ドキュメントが不十分で、トラブルが起きても対応できないといった課題につながります。

ソースコードはあるが設計書や手順書がない システムのソースコード自体は残っているものの、その構造や仕様を説明する設計書、運用手順書が存在しない状態です。外部のベンダーに保守や改修を依頼しようとしても、内容が把握できず作業が困難となり、対応コストが跳ね上がる原因になります。

他社に保守を依頼したくても「現状がブラックボックス化」している 現在稼働しているシステムが、開発経緯や内部構造が不明なまま放置されており、全体像が見えなくなっている状態です。このようなブラックボックス化が進んだシステムは、他社が引き受けを断ることもあり、事実上、メンテナンス不能に陥る危険性があります。

▶ 引継ぎに失敗すると、最悪「業務停止」につながることもあります。

リプレイス・リニューアルが必要なサイン OSやフレームワークのサポートが終了している（例：Windows Server 2012など） システムが稼働しているOSやフレームワークがすでにメーカーのサポート対象外になっている場合、セキュリティパッチの提供が止まり、重大な脆弱性が放置されるリスクがあります。万一の障害やトラブルが発生した際も、迅速な対応ができず、業務の継続に支障をきたす可能性があるため、早めのリプレイス検討が必要です。

ユーザーインターフェースが時代遅れでユーザー離れ 画面デザインや操作性が古く、ユーザーにとって使いづらいと感じるシステムは、利用者の不満を生みやすくなります。業務効率が下がるだけでなく、新人や非IT系の社員がなかなかシステムに馴染めないなど、現場の生産性にも悪影響を与えるため、リニューアルによるUI/UX改善が求められます。

クラウド対応しておらず、拡張性に限界がある オンプレミス（自社サーバー）で構築されたシステムは、リソースの増減や機能追加がしづらく、成長に合わせた柔軟な対応が難しい場合があります。クラウド環境に移行することで、スケーラビリティや可用性の向上、BCP（事業継続）対策としての強化も期待できます。

モバイル対応不可で、出先での業務が非効率 営業や現場スタッフなど、社外で業務を行うユーザーが多い業種では、スマートフォンやタブレットへの対応が欠かせません。モバイル対応していない古いシステムでは、紙や手作業による情報伝達が残り、報告・確認作業に時間と手間がかかるため、業務のスピードアップが図れません。

複数システムが連携しておらず、業務が分断 販売管理・在庫管理・会計など、部門ごとに別システムを導入している場合、データ連携が不十分だと二重入力やミスが発生しやすくなります。情報共有の遅れや管理コストの増大にもつながるため、システムを統合または連携させる形でのリプレイスを検討することが効果的です。

▶ 5年以上メンテナンスされていないシステムは、見直しのチャンスです。

よくあるトラブル事例から学ぶ、引継ぎの落とし穴 事例1：前任が急に退職、システムのことが誰もわからない 元々システムを担当していた社員が退職してしまい、引き継ぎ資料も残っていませんでした。 どこに何の機能があるのかも分からず、新しい担当者も手をつけられない状態に。 外部に調査を依頼したところ、「中身が不明なままでは改修できない」と言われ、結局ほぼ一から作り直すことに。結果として、予定よりも時間も費用も大幅にかかってしまいました。

事例2：古いまま使っていたシステムにセキュリティの穴が…！ 10年以上前に作られた社内システムをそのまま使い続けていた会社で、外部からの不正アクセスが発覚。 実は、システムの元になっているソフトのサポートが何年も前に終わっていて、セキュリティ対策がまったくできていない状態でした。 慌てて全面的にリプレイス（新システムへの切り替え）を行うことになり、数週間にわたり業務が止まる事態に発展してしまいました。

事例3：新しい開発会社に相談したが「無理です」と断られた これまでお願いしていた会社が対応できなくなり、別の開発会社に引継ぎを依頼。 ところが、設計書や使い方の資料がほとんど残っておらず、担当者もいなかったため、 「この状態では引き受けられません」と断られてしまいました。 最終的には、調査とドキュメント作成から始めることになり、想定以上の時間と予算が必要になりました。

まとめ 今回は「引継ぎ」のよくあるケースや「リプレイス・リニューアル」の必要なサインを ご紹介しました。『自社のシステムは大丈夫…？』『これからどうすればいいんだろう…』 という方に向けて、次回は 「引継ぎ・リプレイス・リニューアル」を成功させるポイント を 解説します！

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