SaaS、うまく使いこなせないのはどうして？

近年、SaaSという言葉が広く使われるようになったのと同時に、「導入したけどうまく使いこなせない…」といったお悩みも耳にするようになりました。

SaaSとは、インターネット経由で利用できるソフトウェアのこと SaaS（サース／サーズ）とは、「Software as a Service」の略で、直訳すると「サービスとしてのソフトウェア」を意味します。

例えばメールを送受信したいとき、SaaSが台頭するまでは、ソフトウェアを購入しPC１台１台にインストールする必要がありました。一方SaaSではインストール不要、必要な機能を必要なときに、インターネットを経由して利用することができます。

▼SaaSの具体例 ・GmailやDropboxなどのビジネスツール ・Salesforce社やSansan社の顧客管理ツール（CRM） ・ZoomやSlackなどのコミュニケーションツール ・KintoneやYappliなどのノーコード開発プラットフォーム

SaaSが使いこなせない… あらゆるビジネスシーンにおいてSaaSの利用が増えている中、「導入したけどうまく使いこなせない」と頭をかかえている方がいらっしゃいます。

原因①機能が多すぎる 使いこなせないのではなく、必要以上の機能が備わっているだけかもしれません。ハイスペックなSaaSは、当然利用コストも高くなります。

原因②業務フローに合っていない 自社の業務フローに適したSaaSを導入したいところですが、「社内事情に合うものが見つからない」などの理由から、業務をSaaSに合わせて運用している場合がありです。企業は「せっかく導入したから、どうにか使いたい」と半ば無理やり利用しますが、足りない部分をエクセルで補うなど、効率化が進みません。

カスタマイズしたくても、できる範囲に制約があり、求めているフローを実現できなかったり、費用が高額のため踏み切れない、といった話もよく耳にします。

原因③既存のシステムと連携していない ▼既存システムと連携していない理由 ・互換性がないので、そもそも連携できない。 ・連携できるけど、SaaS側・導入企業側双方で対応できる人員がいない。 ・連携できるけど、開発費用が高額。

上記のような事情から、社内の既存システムと連携していない場合があります。そのために手作業や二度手間が発生し、煩雑さを感じている方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

SaaS選定時のあるある ここまで、SaaSを使いこなせない原因をご紹介しました。では、使いづらいSaaSを選んでしまう原因は、どこにあるのでしょうか。

あるある①トップダウンで導入が決まる 決裁者が意欲的に「あれもこれもできていいね！」と機能豊富なSaaSを選んだ結果、オーバースペックなものが導入される場合です。

あるある②知名度で導入が決まる いざSaaSを選ぼうとするとき、似たようなものがたくさんあり、どれを選べばいいか分からなくなります。また、一度導入すると短くとも１年以上は利用することから、決裁者や担当者に「失敗したくない」という心理が働きます。そして、自社の業務に合うかの検討が不十分なまま、知名度で選んでしまう場合があります。

あるある③活用方法が不明確なまま、導入が決まる 「なんか流行っているから」「競合他社も導入しているから」と、導入が目的化してしまう場合です。

あるある④運用体制が整わないまま、導入が決まる 運用体制や社内浸透施策が整備されないまま導入した結果、利用が定着せず、もとのエクセル管理に戻ってしまうことが多々起こります。 他にも、担当者の多忙が原因の場合があります。ある日、上長から「来月から新しいSaaSを導入するから、あとはよろしく」と告げられた担当者は、上長の意を汲み、とりあえず利用しはじめます。しかし、忙しいので利用が“とりあえず”に留まり、十分な効果を発揮できない状態が続きます。

本当にSaaSで解決する？委託開発という選択肢 ここまで、SaaS導入時でつまずいてしまう例をご紹介しました。これから導入をお考えの方も、既に導入されていて見直しをお考えの方も、以下の検討材料を持つとよいかもしれません。

・経営陣・現場それぞれの視点から、導入により達成したいことは何か？ ・自社の業務上、求める機能は何か？ ・導入後の運用体制や社内浸透方針は整っているか？ ・費用対効果が得られるか？

検討を進める中で、「自社に合うSaaSが無い」と感じる方もいらっしゃるでしょう。既存のSaaSでは大がかりなカスタマイズが必要になりそうな場合、オーダーメイドでソフトウェアを委託開発したほうが、トータルコストを低く抑えられる場合があります。 自社の業務に最大限フィットするソフトウェアを運用して、活用を最大化したいですね。